生保の医療券について

生活保護患者の医療券が長期間届かず、保護課への対応についてご相談です。
 令和8年2月に生活保護の患者様が入院されました。 医師の都合等により、医療要否意見書の返送が遅れてしまったことについては、当院側にも責任があると認識しております。そのため、4月に医療要否意見書を記載のうえ保護課へ返送しました。  しかし、その後も医療券が届かなかったため、6月に保護課へ確認の電話をしました。 その際、「意見書が届いていない」と言われたため、当院からは「4月に返送していること」「送付した記録が残っていること」「同じ日に同封して送った他の患者様の医療券は届いていること」を伝えました。 保護課からは「確認します」と言われ、その時点では電話を終えました。
 ところが、その後も保護課から何の連絡もなく、医療券も届かなかったため、9月に再度確認の電話をしました。 すると今回は、「そもそも入院の連絡を受けていない」「システム上も意見書を送ったことになっていない」と言われました。 こちらには、4月に返送した医療要否意見書のスキャンデータが残っており、記載内容も令和8年2月の入院に係るものです。また、郵送した記録も残っています。 6月に問い合わせた際には「意見書が届いていない」との説明だったにもかかわらず、9月になって「そもそも入院の連絡もなく、意見書も送っていない」と言われたこと、また6月の時点で「確認します」と言われた後、こちらに何の連絡もなかったことに疑問を感じています。 今回、保護課からスキャンデータを送ってほしいと言われたため、再度送付する予定です。 もちろん、意見書の返送が4月になってしまったことについては当院側にも非があると理解しています。ただ、実際に記載・返送した書類について「送っていない」と言われ、6月に問い合わせた際にも確認すると言われたまま連絡がなかったことについては、納得できない部分があります。 同じように、生活保護患者の医療券や医療要否意見書について、保護課との間で「送った・届いていない」といった行き違いを経験された方はいらっしゃいますでしょうか？ そのような経験がある方は、どのように対応されたか教えていただけると助かります。 また、このような場合、医療機関側としてはスキャンデータを再送するだけでよいのか、郵送記録等も含めて何か残しておいた方がよいのか、実務上の対応についても教えていただければ幸いです。