入院診療計画書について

当院の入院診療計画書の運用の仕方が、原本を2枚印刷し、どちらにも患者の署名をもらい、双方を原本として扱っています。

施設基準上では、
「説明に用いた文書は、患者（説明に対して理解できないと認められる患者についてはその家族等）に交付するとともに、その写しを診療録に貼付するものとする」
と定められており、当院の運用の仕方は不適切です。

当院では、入院診療計画書を交付する際、直接来院していただいて署名をもらい交付するか、
郵送で対応をおこなっています。

郵送で正しいやり方でやると、下記の運用の仕方になります。
①入院後、7日以内に入院診療計画書を作成する。
②入院診療計画書は原本1部のみ印刷。
③原本を、患者様またはご家族に郵送する。
④原本に、患者様またはご家族に署名をいただく。
⑤患者さんに署名をいただいた原本を当院に返送。
⑥返送された原本をスキャンする。
⑦スキャンデータをコピーし、コピーを入院紙診療録に保存。
⑧原本は、患者様またはご家族に再返送する。

上記を上司に伝えたところ、
「郵送の場合、2部を割り印して郵送し、控えだけ返却してもらう。病棟の手間も省けるし、いかがでしょうか。」
と言われました。

割り印って施設基準的に大丈夫なのでしょうか。
どなたかご意見お願いいたします。