診療情報管理士のDPCコーディング支援について（紙廃止に向けた取り組み）

いつもお世話になっております。

皆さまの病院におけるDPCコーディング業務について、情報共有いただきたく投稿いたしました。

当院では、医師が電子カルテ上で病名登録・DPC決定を行った後、その内容を紙の台帳として印刷し、入院から退院まで管理しています。

台帳には、様式1の項目や手術情報などを記載し、退院時に14桁DPCコードを記載して処理を完了しています。また、医師へ確認した内容や電話連絡の記録などもメモとして残しており、病名決定の根拠資料として運用しています。

一方で、これらのメモは最終的に電子カルテへ転記しているため、「最初から電子カルテの様式欄や患者メモ欄へ入力すれば、紙台帳は不要ではないか」という意見があり、現在、紙運用の廃止を含めて業務整理を検討しています。

そこで、診療情報管理士がDPCコーディング・様式1管理を担当されている病院の皆さまにお伺いしたいです。

・DPCコーディングや様式1の進捗・情報はどのように管理されていますか。（紙台帳、電子カルテ、専用システム、Excelなど）
・医師とのやり取りやコーディング根拠は、どのように記録・保管されていますか。
・紙台帳を使用している場合、どのような目的で運用されていますか。
・紙台帳を廃止された病院があれば、その際の運用方法や工夫を教えていただけると幸いです。

また、現在当院では、紙台帳を患者の診療情報の一部として扱い、「その他の診療録」として3年間保管した後に廃棄しています。

このようなコーディング管理用の紙資料について、皆さまの施設では保管されていますでしょうか。また、電子化した場合でも法令や監査上の観点から紙で保管する必要があるのかについても、ご教示いただけますと幸いです。

DPC室発足当初から現在の運用が続いており、この機会に業務改善を進めたいと考えています。上記以外にも、DPC業務の効率化やペーパーレス化の取り組み事例などがございましたら、ぜひ情報共有いただけますと幸いです。

長文となり恐縮ですが、よろしくお願いいたします。