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初診料と再診料

初診料と再診料

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今更で申し訳ありません。
当クリニックは婦人科(産科なし)で漢方外来も行なっています。
当クリニックには、3ヶ月受診しなかった患者さんは同じ症状で受診しても初診。漢方を処方されて医師の指示で調整して服用している患者さんでも1か月分の処方しかされてないのに3ヶ月以上受診がないと初診になったり、市の助成を使用してがん検診のみで受診した患者さんは再診料を算定するなどのルールがあります。
本日、市の助成を使用してがん検診のみで受診した患者さんの入力が初診になっていた為、先輩事務に伝えたところ医師に更年期の相談もしたみたいだから初診で算定しますと言われました。更年期の検査や処方も一切されておらず、がん検診の結果も郵送のため次の受診は2年後の患者さんたったのですが、先輩事務の都合で再診が初診になることが腑に落ちないのです。子宮内膜症で継続的に受診している患者さんでたまたま今月は外陰部の痒みがあり月2回目の受診だったのですが、診察内容が違うからと初診になりました。
何が正しいのか分からなくなってしまったので、当クリニックの独自ルールなのか先輩事務が正しいのかご教授頂ければと思います。よろしくお願いします。

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