当院では10年前から電子カルテを利用していますが、まだ保管中の紙カルテとカルテファイルというものがあります。カルテファイルは保険証のコピーや診療情報提供書、個々人の医療機関控えの他に患者様にお渡しする検査結果や計画書等の書類も保管しています。度々院長からカルテファイルを作らない運用は考えられないか聞かれています。せっかく電子カルテなのに結局紙カルテと同じ運用方法だということ、大量のファイルと保管場所を使っていることが気になるようです。基本的全ての書類をスキャンしているのでその都度破棄でいいとも言われるのですが念の為保管という状態です。事務の先輩からは電子カルテとはいっても紙書類はどうしてもあるから個人ファイルは必要だしどこも同じだと思うけどと言われます。
電子カルテを利用している場合、紙書類の取り扱いはどのように行われているのでしょうか。
個人ファイルを作らない場合お渡し書類用のファイル作る？とも考えますが、一般的にどういった運用が多いのかなと気になっています。
電子カルテの際の紙書類の扱いについて
回答
ベストアンサー
回答者：
みならい次長 さん
医療事務（医事以外）
みならい次長 さん
医療事務（医事以外）
当院は数年前に電子カルテを導入しました。別の方の回答にもあるように、タイムスタンプの有無で運用が大きく異なります。
当院ではタイムスタンプを有していないので、同意書などは原本を保管する必要があり、質問者様と同じく個人ファイルで管理しています。
導入時に、電子カルテのベンダーや厚生局にも確認しながら、なるべく紙書類の保管を減らすようにしました。書類によっては、電子カルテ内で作成したものはそのまま電子カルテ内での保管でよいものもあったりします。電子カルテの機能（どの程度ログが残っているのか）によって、異なる部分もあるかと思いますが。
どの書類が法的に原紙を保管する必要があるのかを今一度確認されてみてもよいかもしれません。減らせれるのであれば保管スペースや事務作業的にも随分楽になると思いますよ。
紅茶すき さんからのコメント
タイムスタンプは大事なところですよね。当院のタイムスタンプの導入について把握している人間がいなかったのでおそらく導入はされておらず、タイムスタンプについてもよく理解していないものと思われます。
たしかに電子カルテで発行した書類については紙保管はしていない（この運用が間違っている可能性もあるのですが…）ので、ベンダーや厚生局に確認しつつ保管量や事務作業的な問題のバランスを取りたいと思います。
回答者：
a swell in the さん
診療情報管理士
a swell in the さん
診療情報管理士
＞まだ保管中の紙カルテ → 当院では、紙の外来カルテ令和1年7月の最終来院以降のカルテと、2003年からの紙の入院カルテが大量に保存してます。（毎日5年経過の外来カルテを基に入院カルテも廃棄してます）2003年からの入院カルテを全て廃棄できないのは、現在も外来通院してる患者が多くいるからです。
＞保険証のコピー → 保管してません
＞診療情報提供書 → スキャンし、原本を保管。
＞基本的全ての書類をスキャンしているのでその都度破棄でいいとも言われる → タイムスタンプが必要で、電子保存の場合、電子署名・タイムスタンプがないスキャン文書は原紙とは認めらません。（ご存知であれば申し訳ないです）当院は、タイムスタンプ導入してませんので、紙媒体で原本保管です。
＞大量のファイルと保管場所を使っている → 当院も保管場所の確保が困難になりつつあります。
結果、電カルを導入したものの、紙運用が『ゼロ』になることはないです。
余談ですが、当院、手術麻酔伝票、病理、透析記録(一部）ですが、未だに紙運用です。スキャンし原本保管です。（そろそろ、手術と透析は完全電カル運用を計画中です）
紅茶すき さんからのコメント
過去のスキャン関連の質問は確認したので、タイムスタンプについては知ってはいます。当院のタイムスタンプの導入について把握している人間がいなかったのでおそらく導入はされておらず、タイムスタンプについてもよく理解していないものと思われます。ベンダーにも確認はしてみますが…
現実的には紙運用がゼロにはならないですよね。
ご回答ありがとうございます。
回答者：
かっちゃん さん
医療事務（医事）
かっちゃん さん
医療事務（医事）
貴院が病院なのか診療所なのか分かりませんが、診療所向け電子カルテは安価な分、他のご回答にある電子署名、タイムスタンプが省かれている場合があります。また、病院向けでも電子カルテの標準機能ではなく、別に文書管理システムを導入して電子カルテと連携させる必要がある場合が多いと思います。次回の電子カルテシステム更新の際に検討されるとよろしいかと思います。
紅茶すき さんからのコメント
診療所で電子署名は入っているようなのですが、タイムスタンプの導入について把握している人間がいなかったのでおそらく導入はされておらず、タイムスタンプについてもよく理解していないものと思われます。ベンダーにも確認はしてみますが…
院長の方にペーパーレスをすすめるならタイムスタンプの導入が必要とお伝えします。
回答者：
事務員 さん
医療事務（医事）
事務員 さん
医療事務（医事）
タイムスタンプを導入されますと解決しますよね。
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